教育部《高等学校档案管理办法》明确强调：“高等学校实行档案形成材料单位、课题组立卷的归档制度”。形成材料单位立卷是指由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作。实行形成材料单位、课题组立卷制度是我国档案工作的一项根本制度，其优越性有以下几个方面：
   1.可以充分发挥文书部门或业务部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，有利于提高案卷质量和立卷工作效率。
   2.由文书部门随办随归，可防止文件散失，有利于保证文件的齐全完整，保护党和国家的机密安全。
   3.由文书部门暂保存当年的文件，便于文书承办人员和机关业务人员查阅，方便机关现行使用，提高工作效率。
   4.文书部门立卷，不仅可以保证案卷质量，同时也减轻了档案机构的工作量，有利于档案机构工作的开展，提高档案管理水平。