为加强学校仪器设备档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《沈阳建筑大学档案管理办法》及相关规定，结合我校工作实际，制定本规范。

一、立卷原则

1、仪器设备档案是学校固定资产的仪器设备，在其论证、购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体、不同形式的材料。

2、归档的仪器设备类文件材料，必须反映学校自制、引进及使用、报废的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的仪器设备类文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

二、归档范围

1 、上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件

2 、本校仪器设备管理的规章制度

3 、本部门工作计划、报告、总结、调查材料

4 、本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案

5 、本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

6、本校有关仪器设备业务工作的综合性统计材料

7、5万元以上在用仪器设备清册

8 、当年购入5万元以上仪器设备清册

9、5万元以上仪器设备报废审批手续及年度报废清册

10、购买大型设备招标的有关文件材料

11、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）

12、上级或主管领导批复和准购批示

13、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

14、进口设备过程中有关的技术商务文件

15、开箱记录及装箱单

16、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

17、验收报告及文件材料

18、索赔来往函件及结果文件

19、设备说明书及全套随机材料

20、使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

21、重大事故的调查分析及处理意见

22、技术改造和开发过程中形成的技术材料

三、档案立卷

1、仪器设备档案按有关验收规定，及时将档案进行整理、鉴定、分类立卷。归档的仪器设备文件材料必须与实物一致并有成套性。

2、根据仪器设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况，坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则，将每项仪器设备的文件材料进行整理，组成一个或若干个案卷。

3、组卷：学校仪器设备档案按年度——问题组卷。同一项目的相同问题按时间先后顺序排列。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

4、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。

5、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

6、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的责任者、内容，文件种类等，便于检索利用。

7、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

8、移交：仪器设备类档案于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。