为加强教学类档案管理，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《归档文件整理规则》《沈阳建筑大学档案管理办法》及相关法律法规，结合我校工作实际，制定本规范。
一、立卷原则
1、教学档案是学校在教学管理、教学实践过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体、不同形式的材料。
2、归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。
二、归档范围
（一）教学综合（JX11）
1 、上级有关教学相关工作文件
2 、教务处、高等教育研究中心、质量管理与评价办公室、大学生创新创业及发展中心年度工作计划、总结、报告等
3、学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定办法
4 、学校教学规划、教学计划、教学规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
5 、教学检查、评估和各级优秀质量评奖材料
6、统计报表
7、上级有关教学工作文件
8、学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的批示、规定、办法
9、本校学科发展规划、工作计划、总结、报告
(二)研究生教育
研究生教育综合（JX1211）
1 、上级有关教学工作文件材料
2 、单位年度工作计划、总结、报告等
3 、学校教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的教学指示、规定、规定、办法
4 、学校规划、实施计划、有关教学规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
5、统计报表
研究生学科（JX1212）
1、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
2、实验室论证、评估、申报、审批材料
3、实验室长远规划、设备投资计划、简报、总结材料
4、实验室建设统计报表
5、专业设置、专业调整申报、批复材料
研究生招生（JX1213）
1 、上级有关招生工作的文件材料
2 、招生计划、规定、生源计划
3 、新生录取材料及新生名单
4 、委培、代培、自费生计划、合同及名单
5 、招生宣传、招生工作总结
6 、研究生入学试题及指导教师名册
研究生学籍（JX1214）
1 、新生入学登记表
2、学生学籍卡片
3、学生成绩总册
4 、在校学生名册
5 、学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学）
6 、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
7 、学生处分材料
研究生教学（JX1215）
1 、各专业教学计划、教学大纲
2 、课程建设要求及安排，校历表、课表
3 、各系、科、专业课程试题库
4 、典型教案、重要备课记录
5 、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
研究生学位（JX1216）
1 、上级有关学位工作文件材料
2 、本校学位评定条例、办法及计划、总结
3 、学位委员会会议记录、决定
4 、学位委员会授予各层次学位清册
5、博士、硕士研究生学位论文及评审材料
研究生毕业（JX1217）
1、上级有关毕业、就业指导的文件材料
2、毕业生工作计划、简报、总结
3、毕业生供需统计、计划、全同
4、毕业生正式分配方案及调配派遣名册
5、毕业证、派遣证存根领取签收册
6、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
(三)本科生教育
本科生教育综合（JX1311）
1、年度工作计划、工作总结、报告、评估材料等
2、会议记录、纪要、简报
3、各种学术活动的文件
4、与国内外单位协作材料
5、统计年报及重要资料
本科生学科（JX1312）
1、上级有关学科、专业设置的文件材料
2 、学科、专业论证、评估、申报、审批材料
3 、学术梯队建设、重点学科、专业、实验室建设材料
4 、学科、专业建设计划、简报、总结材料
5、学科、专业建设统计报表
6、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
7、实验室论证、评估、申报、审批材料
8、实验室长远规划、设备投资计划、简报、总结材料
9、实验室建设统计报表
10、专业设置、专业调整申报、批复材料
本科生招生（JX1313）
1 、上级有关招生工作的文件材料
2 、招生工作计划、总结、报告、简报
3 、招生计划、规定、生源计划
4 、新生录取材料及新生名册
5 、定向招生、自费生计划、合同信名单
6 、招生宣传材料、招生工作总结
本科生学籍（JX1314）
1 、新生入学登记表
2 、学生学籍卡片
3 、在校学生名册
4 、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、通学）
5 、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
6 、学生处分材料
7、学生成绩总册、成绩单
8、学生学籍处理、奖励材料
9、学生学籍变更材料（休学、复学等）
本科生教学（JX1315）
1 、军事教学材料
2、各专业教学计划、教学大纲
3、课程建设要求及安排，校历表、课表
4、各系、科、专业课程试题库
5、典型教案、重要备课记录
6、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
本科生学位（JX1316）
1 、上级有关学位工作文件材料
2 、本校学位评定条例、办法及计划、总结
3 、学位委员会会议记录、决定
4 、学位委员会授予各层次学位清册
5、学生学位审批表
本科生毕业（JX1317）
1 、上级有关毕业、就业指导的文件材料
2 、毕业生工作计划、简报、总结
3 、毕业生供需统计、计划、合同
4 、毕业生正式分配方案及调配派遣名册
5、毕业生派遣证存根领取签收册
6 、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
7、毕业生登记表
8、优秀毕业论文
本科生教材（JX1318）
1 、各级教材出版规划材料
2 、各级优秀教材有关材料
3、各系各专业使用教材料目录
（四）继续教育
继续教育综合（JX1411）
1、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法以及请示、报告、批复
2 、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
3 、统计报表
4 、成人教育工作计划、总结、报告
5 、上级有关成人教育管理的有关文件材料
继续教育招生（JX1413）
1、上级有关招生工作的文件材料
2 、招生计划、规定、生源计划
3、新生录取材料及新生名单
4 、委培、代培、自费生计划、合同及名单
继续教育学籍（JX1414）
1 、新生入学登记表
2 、学生学籍卡片
3 、学生成绩总册
4 、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
5 、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）
6 、学生处分
继续教育教学（JX1415）
1 、各专业教学计划、教学大纲
2、课程建设要求及安排，课表
3 、各系、科、专业课程试题库
4 、典型教案、重要备课记录
5 、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
继续教育学位（JX1416）
1、上级有关学位工作文件材料
2 、本校学位评定条例、办法及计划、总结
3 、学位委员会会议记录、决定
4 、学位委员会授予各层次学位清册
继续教育毕业（JX1417）
1 、上级有关毕业生分配的文件材料
2 、毕业生验印单及毕业证书发放清册
3 、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
三、立卷方法
1、教学类档案以“卷”为单位进行分类，按年度——问题组卷。同年度的教学档案按教学综合、研究生层次、本专科层次、继续教育层次二级类目分类，二级类目分别对应教育综合、学科建设、招生工作、学籍管理、、课堂教学与实践、学位管理、毕业管理、教材管理，结合保管期限分别组卷。卷内文件材料按时间先后顺序排列。
2、跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对的年度；跨年度的会议材料，归入会议闭幕年度；法规性文件归入公布或批准年度。批复在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；奖惩结论性材料在前，依据性材料在后。
3、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。
4、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。
5、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的责任者、内容，文件种类等，便于检索利用。
6、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。
7、移交：教学类档案于次年6月底前移交至档案馆，其中，本科生成绩单、学位审批表、入学学籍表、毕业生登记表归档时间档案馆每年另行通知。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。
四、交叉文件处理
1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。
2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。
