为加强学校党群、行政类档案管理，根据《高等学校档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《归档文件整理规则》《沈阳建筑大学档案管理办法》及相关规定，结合我校工作实际，制定本规范。

一、立卷原则

1、党群、行政类档案是学校在党群、行政管理活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体、不同形式的材料。

党群类档案主要包括：学校发展过程中形成的党群综合、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委等文字、声像不同载体的材料。

行政类档案主要包括：学校发展过程中形成的行政综合、人事、监察审计、武装保卫、总务、图书、档案等文字、声像不同载体的材料。

2、归档的文件材料必须真实、准确、完整、系统反映学校发展过程中形成的具有参考作用、凭证作用和研究价值的各类档案载体。

二、归档范围

（一）党群类：

党群综合（DQ11）

1、上级党组织有关党的建设的文件材料

2、本校党代会材料

3、党委会、常委会、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要及会议讲座的文件

4、党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

5、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

6、以党委名义召开的工作会议材料

7、校党委和上级党委调研、检查巡视学校工作形成的文件材料

8、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿

9、党委工作简报、大事记

10、党群系统启用印章的文件和印模

11、党群系统重要统计材料

12、党委保密、秘书工作有关文件

13、重要的群众来信来访及处理材料

14、党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

15、党委各部、委、分党委（直属总支、支部）报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

纪检（DQ12）

1、上级有关纪委监察工作文件

2、纪委监察规章制度

3、纪委监察工作计划、总结、调查材料及重要统计

4、校纪委会议记录、监察委员会记录

5、纪检监察机关直接检查、复查、审理批复的主办案件

6、检监察机关会同有关单位检查或复查的案件

7、纪检监察机关协同有关单位检查或复查的案件

8、纪检监察机关未正式立案对某一问题进行一般了解或核查的案件

9、纪检监察机关通过批转等间接手段检查或复查某一问题并报来结果的案件

10、纪检监察机关对群众来信来访所反映的问题批转有关单位调查和了解并要求回报结果的案件

组织（DQ13）

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报

2、本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查

3、本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

4、落实政策有关材料

5 、科级以上干部任免、调动和离退休报告、决定批复、通知等（包括上级组织批准的，要附任免呈报表）

6 、副处级以上干部名册

7 、直属总支、支部改选取报告、审批材料

8 、直属总支、支部委员名册

9 、党员名册

10、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格的文件材料

11、发展新党员、预备党员转正名册

宣传（DQ14）

1、上级关于宣传工作的文件

2、本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

3、教职工政治思想工作动态及调查材料

4、理论学习的决定、通知、计划、总结

5、反映本校重大活动的剪报及图表

6、上级有关学生思想政治工作文件

7、学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

8、学生思想教育与管理工作计划、报告、总结

9、学生思想政治工作典型材料和统计

10、学生辅导员队伍选拔、管理文件

11、各学院学生工作干部名单

12、学生军训的有关材料

统战（DQ15）

1、上级关于统战工作文件

2、本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结

3、统战工作情况调查、典型材料、统计报表

4、本校各级人大代表、政协委员名册及审批材料

5、台、港、澳和侨务工作材料

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料

7、统战工作重要会议记录

工会（DQ16）

1、上级有关工会工作文件

2、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

3、会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）

4、表彰工会先进集体、个人的材料、名单

5、处分会员有关材料

6、工会委员会会议记录、纪要

7、基层工会干部名册

8、会员名册

9、妇女工作、家属工作材料

团委（DQ17）

1、上级关于共青团工作的文件

2、本校团代会、学代会文件（请示、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）

3、团委工作计划、报告、总结及规章制度（本部门计划、总结可电子版直接上传至档案管理系统）

4、团委工作典型材料、上报材料

5、表彰先进集体、优秀个人的材料

6、处分团员的材料及复查材料

7、批准入团、离团材料及名单

8、团支部名单、团员名册

9、分团委有关材料

10、团委会议记录、团委工作大事记

11、团委牵头组织的重大活动的有关材料

12、学生会、研究生会文件、材料

13、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

14、勤工助学、社会实践文化素质教育有关材料

（二）行政类

行政综合（XZ11）

1、上级有关行政管理综合性文件（针对本校的则永久保管）、上级有关学校各项工作文件材料、本校有关各项工作的文件材料

2、全校性的规章制度

3、学校年度、学期工作计划、报告、总结

4、校长办公会、党委会会议记录、纪要

5、学校年度、学期工作计划、报告、总结

7、校务委员会委员名单、会议记录、纪要

8、全校性的工作会议、座谈会文件

9、校领导在学校会议上的重要讲话和参加校外会议的发言稿

10、本校教育事业规划、计划及上报批复

11、学校综合评估材料（专项评估入各类）

12、本校向上级的请示及批复

13、本校各单位的请示及批复（分类归档）

14、有关全校性工作的调查材料和经验总结

15、学年报表及综合统计

16、启用印章的文件及印模

17、本校历史沿革、情况简介

18、本校大事记、简报、信息、动态等

19、校庆工作材料

20、群众来信来访文件材料

21、普选工作材料

22、校友会工作材料

23、校友名单、册

人事（XZ12）

1、上级有关人事工作文件

2、本校人事工作的规章制度

3、人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

4、关于机构、编制规划、计划、请示及上级批复

5、关于校内机构设置变化的文件材料

6、人事处权限内的干部任免文件及名册

7、表彰先进集体、先进教职工的材料

8、教职工的处分材料、复查、撤消处分的材料

9、教职工动态月表

10、师资培养、管理工作计划、规定、总结

11、教师进修计划、安排、总结

12、教师工作量的规定及执行情况

13、教师业务考核材料

14、人事劳资统计报表

15、教职工名册

16、评聘专业技术职务材料及上报批复

17、教职工工资调整材料、名册

18、教职工转正定级材料

19、教职工校内调动材料

20、教职工的录入、调入的有关材料（包括转移行政工资关系介绍信）

21、教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）

22、教职工援外和支援边远地区材料

23、教职工退休、离职的有关材料

24、有关荣誉证书授予工作材料

25、教职工退休后重新工作的材料

26、教职工福利工作

27、教职工商调函件

28、使用临时工有关材料

29、人民来信来来访材料

30、复员、专业、退伍军人、军烈属名册

31、上级有关离退休工作的文件

32、离退休工作计划、总结（本部门计划、总结可电子版直接上传至档案管理系统）

33、离退休工作请示、总结

34、离退休工作统计月报及重要报表

审计（XZ13）

1、上级有关审计工作的文件

2、本校审计工作规章制度

3、审计工作计划、总结

4、专项审计报告、底稿

5、审计工作统计年报及重要报表

武装保卫（XZ14）

1、上级有关武装保卫工作的文件

2、本校武装保卫工作方面的规章制度

3、本校武装保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

4、本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

5、本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

6、本校要害部门的公安保卫、消防工作

总务（XZ15）

1、防汛、卫生、办公用房、食品安全、医疗等工作材料

图书、博物、档案（XZ16）

1、上级有关图书、情报、博物、档案工作文件

2、图书、博物、档案工作规章制度

3、图书、博物、档案工作计划、报告、总结、请示及批复（本部门计划、总结可电子版直接上传至档案管理系统）

4、图书、博物、档案工作概况、发展计划、各类统计、统计年报

5、图书、博物、档案与校外交流、合作材料

三、立卷方法

1、党群、行政类档案以“件”为单位进行归档。

每份文件为一件，放入专用档案袋中，并按“年度——机构（问题）——保管期限”进行组卷，卷内以文件形成的时间顺序排序。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2、“件”内文件材料的排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3、组卷

将整理好的以“件”为单位的档案材料进行组卷。组卷原则为年度——机构（问题）——保管期限。将组卷完成的档案材料按时间顺序装入档案盒内，并填写备考表，备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

四、归档流程及验收

1、各党群、行政类档案形成部门，按归档范围及保管期限要求，将收集、整理后的档案材料目录录入学校档案管理信息系统（登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统），具体操作见附件操作流程。

2、移交：党群行政类档案于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。