为加强学校财会档案管理，根据财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》（2016）《高等学校档案管理办法》《沈阳建筑大学档案管理办法》《沈阳建筑大学会计档案管理办法》（2018）等相关法律法规，结合我校工作实际，制定本规范。

一、立卷原则

1、财会档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

2、归档的财会类档案材料，必须反映学校经济业务事项的全过程，保证完整、准确、系统，遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用。

3、归档的财会档案必须是办理完毕的会计资料。归档的电子会计档案必须是办理完毕具有保存价值的电子会计资料及其元数据，达到对会计资料所含内容不允许再做修改的状态。

4、每年形成的财会档案，由财务处按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。除综合文件类次年归档外，其他类档案当年的财会档案可由财务处保管一年，财务处应设专人负责，妥善保管，第二年6月末以前，由财务处将档案目录录入到档案系统后，将档案移交至档案馆。

二、归档范围

（一）财会综合类（CK11）

1、上级有关财务会计工作的文件材料

2、本校财务管理规定、工作计划、总结、请示、批复等文件

3、学校基金管理工作文件

4、有关财务管理方面的其他文件材料

5、会计档案移交清册

6、财务档案移交、保管清册

7、财会档案销毁清册

（二）财务会计报告类（CK12）

1、决算报表（含基建综合决算）

2、预算会计报表

3、年度以上规划表、分配计划、测算表

4、年度以上各种统计报表（含工资报表）

5、季度以下各种计划、统计报表

（三）会计账簿类（CK13）

1、涉及外事会计账簿

2、总账

3、预算内账簿（含明细账、分户或登记簿）

4、预算外账簿（含明细账、分户或登记簿）

5、学校专向基金账簿

6、日记账

7、 固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）

8、银行存款余额调节表

9、银行对外账单

10、纳税申报表

（四）会计凭证类（CK14）

1、涉及外事的会计凭证

2、预算内各种原始凭证、记账凭证

3、预算外各种原始凭证、记账凭证

4、学校基金各种原始凭证、记账凭证

5、会计拨款凭证及其他会计凭证

6、涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

（五）电子财会档案

除纸质存档外，需要永久保存的存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性存储介质或光盘存储的会计数据、会计软件和财会管理电子文件等。如不满足电子档案存档条件，需将打印的纸质版档案存至档案馆保管。

三、档案立卷

（一）综合管理材料的整理立卷

1、财会综合管理类文件的立卷：按年度——问题组卷。卷内文件按时间顺序排序。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

2、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。

3、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

（二）财务报告、会计账簿等账簿报表的整理立卷

财务报告、总账、明细账、日记账等各类账簿、报表应当依次编写页码、加置封面、装订成册，加盖公章。封面上应当注明：单位名称，单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期等。

（三）会计凭证的整理立卷

记账凭证应当连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按凭证编号顺序折叠整齐，卷脊厚度不得超过4厘米。记账凭证按封面要求标注单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止凭证号等信息。

对数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号，以备查证。

如涉及房产的或各种经济合同以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

(四)电子财会档案的整理立卷

电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案馆对移交的电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

（五）电子著录

1、财会综合类档案需拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的内容，便于检索利用。案卷标题包括卷内文件主要责任者、卷内内容等。

2、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

（六）移交

除综合文件类次年6月底前归档外，其他类档案当年的财会档案可由财务处保管一年，财务处应设专人负责，妥善保管，第二年6月末以前，由财务处将档案目录录入到档案系统后，将档案移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。