各学院：

2024届本科毕业生《成绩单》《学位审批表》《毕业生登记表》的归档工作已经开始，请各学院相关负责人员整理每名学生的各项纸质版材料，将学生信息录入到附件表格中之后，交到档案馆存档。

   一、纸质版材料整理要求

存档的纸质版材料要求印刷清晰，公章清晰，以免影响后续数字化效果。《成绩单》《学位审批表》《毕业生登记表》以班级为单位，班级内按学生学号进行排序（降级、延期毕业等特殊情况的学生排在每个班级的最前面）。《成绩单》和《学位审批表》单面有字，在每页右下角打页码；《毕业生登记表》正反面有字，拆除订书钉后，奇数页页码打在右下角，偶数页页码打在左下角。每个班级的页码从1开始打到最后一页结束，下一个班级从1开始。如需到档案馆打页码可以提前预约。

   二、录入信息至附件表格

《成绩单》《学位审批表》《毕业生登记表》每项材料都需要上交附件1和附件2两个表格，表格内容根据每项材料在每个班级的实际情况填写。在录入附件2时，同一个学院的不同班级可以统一粘贴在一起，不必每个班级单独制作附件2。

到档案馆移交各项纸质材料之前，请将每项材料的附件1和附件2 表格发送至档案馆邮箱（dag@sjzu.edu.cn），命名格式为“2024届**学院-成绩单/学位审批表/毕业生登记表”。

附件1《各班级信息》填写要求：

1. 归档年度：2024；

2. 归档部门：**学院；

3. 案卷题名：2024届**学院**专业200*班成绩单/学位审批表/毕业生登记表；

4. 总页数：纸质版材料打完页码后，按每个班级实际情况填写；

5. 编制日期：根据各项材料上的实际日期填写，格式为八位数字。

附件2《班级内学生信息》填写要求：

1.卷内序号：按各班级纸质材料排序情况填写，每个班级从1开始到最后一人，下一个班级从1开始；

2.班级、学号、姓名、专业：按每个学生实际情况填写；

3.文件题名：某某某成绩单/学位审批表/毕业生登记表；

4.文件日期：根据各项材料上的实际日期填写，格式为八位数字；

5.页数：根据每名学生各项材料的实际情况填写，成绩单一般为1（如该名学生有两页成绩单，则页数为2），学位审批表为1，毕业生登记表为8；

6. 责任者：**学院。

  三、归档时间：

      2024年8月26日——10月12日。

  联系电话：24690019（杨老师）；24694068（田老师）。