各学院：

根据学校毕业生离校总体工作安排，现将 2024 届毕业研究生档案整理、转递相关工作通知如下：

一、合并转递档案工作安排

1．第一次大批量集中合并、转递档案

时间：2024年7月5日上午8：30

地点：学校图书馆一楼

工作任务：集中合并、邮寄全体毕业生档案（含本科及6月份毕业的研究生）

2．第二次档案转递

第一次转递后剩余的2024届毕业生档案，请各学院于8月29日前提交经系统确认后的该部分档案邮寄地址电子版及《档案转递通知单》纸质版，档案馆于8月30日按照学院提供的邮寄地址统一寄出。

二、工作要求

1.研究生档案是记录和反映研究生在学期间思想品德、个人经历、德才能绩、学习和工作表现等的全方位记录，是以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。研究生档案的整理、转递更是关系到研究生未来的发展，因此各研究生培养单位对研究生档案整理、填装工作务必给予高度重视，严肃对待，各研究生培养单位的学生工作负责人对此项工作全权负责，确保毕业生档案转递工作高效有序、准确无误。

2．各学院应提前对具体参与档案整理工作的人员进行业务培训，确保整理工作有序进行。原则上，各学院不得安排学生承担或参与此项工作。

3．严禁擅自在毕业生档案中添加和撤出任何材料，一旦发现，将追究相关人员责任。档案内材料应完整、真实、文字清晰、手续齐备，凡需要组织审核盖章的，印章要齐全完整。档案内材料需要本人填写的应由本人填写，每份档案材料必须为盖章的原件。

4．根据《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》（国办发〔2022〕13号）文件精神，暂未就业的毕业生档案应转递至户籍地公共就业人才服务机构。根据辽宁省人力资源和社会保障厅、省教育厅相关文件精神，自2023年起，各高校于8月底前，要将通过系统审核的应届毕业生档案移送至毕业生就业地或户籍所在地的市本级档案管理部门，超期将不予接收。

5．暂时保留在学校的毕业生档案，档案馆只能开具“档案暂时保管证明”，无法开具其他证明材料。

6．6月份毕业的研究生档案采取集中一天合并转递。3 月份和9月份毕业的研究生档案合并转递工作以学院为单位分别进行，合并时间为学生毕业后的2周内，由学院将整理好的毕业生档案送至机关办公楼一楼档案馆进行合并转递，合并前请与档案馆沟通具体时间。

三、毕业研究生在研期间的档案内容包括

1．入学材料：录取通知书、入学登记表、录取登记表、体检表等入学相关的材料；

2．学习材料：在研期间课程成绩单、学年鉴定表、学术活动登记表等培养过程相关的材料；

3．学位申请及授予材料：硕士、博士学位论文答辩及学位授予决议书等相关的材料；

4．学籍变动材料：休学、退学、复学等学籍变动相关的材料；

5．党团组织材料：党团、民主党派有关材料及相关评议表等，其中党员材料按学校组织部每年的《毕业生党员档案材料归档及党组织关系转接工作的通知》要求进行整理；

6．奖惩材料：各种奖励、表彰登记表及纪律处分文件等奖惩相关的材料；

7．毕业材料：毕业研究生登记表等毕业相关材料；

8．其他学籍材料：对研究生在校情况具有鉴定结论、参考价值和具有凭证作用的相关材料。

四、在研期间档案的整理要求

1．研究生毕业后，各培养单位应对每名毕业生在研期间形成的学籍档案逐项进行收集整理，逐一检查每份材料是否齐全，一人一袋，按照档案袋封面上的《材料目录》序号进行排序。严禁出现漏装、误装现象。

2．填写档案目录：

第一种方式：档案袋封面目录

档案整理后对照实际档案内容，逐一在该生档案袋封面目录项的方框中打“√”确认。

第二种方式：填写A4 纸《研究生档案目录》（附件1）

按照档案实际内容逐一在《研究生档案目录》的方框中打“√”确认，并将该 A4 纸目录作为档案材料的首页，与其他档案材料一并放入学生档案袋中。

以上两种档案目录填写方式学院自行选择。形成目录后，建议学院根据实际情况进行拍照留存。

五、提交毕业生档案名单顺序

为提高档案合并效率，请各学院辅导员老师在确定合并的毕业研究生名单后，于6月25日前将需要合并档案的《毕业研究生档案整理排序表》（附件2）发送至档案馆邮箱 dag@sjzu.edu.cn或联系人微信，并按此名单顺序将学院的毕业研究生档案进行排序。档案馆同时也将按照学院提供的该名单顺序调整保留在档案馆内的本科档案，确保研究生档案（学院）与本科档案（档案馆）顺序一致，方便合并。

六、邮寄信息的统计

1．各学院按照招生就业处要求，导出经过系统最终确认的档案邮寄地址，并填写下述表格。

（1）除转递至沈阳市就业和人才服务中心外，所有需要邮寄的档案均需填写《毕业研究生档案EMS邮寄地址汇总表》（附件3）。如学籍档案和党员档案需要分开邮寄请辅导员老师提前与档案馆联系，并提供党员档案邮寄地址；

（2）转递至沈阳市就业和人才服务中心的档案填写《转至沈阳人社局档案汇总表》（附件4）；

2．7月5日前，尚未通过就业系统确认的，填写《2024届毕业生缓派审批表》（附件5），该统计表需招生就业处同意并确认。8月29日前，向档案馆提交系统确认后的此类学生档案的邮寄地址。

3．由于档案馆需要预留打印地址贴时间，请各学院于6月25日前将所有7月5日邮寄的档案地址统计好并填写《毕业研究生档案EMS邮寄地址汇总表》发送至档案馆邮箱dag@sjzu.edu.cn或联系人微信（可分批提交邮寄地址，每次提交不可重复）。

4．《转至沈阳人社局档案汇总表》《2024届毕业生缓派审批表》，电子版汇总表于7月3日前发送至档案馆邮箱 dag@sjzu.edu.cn或联系人微信；所有纸质版汇总表经学院辅导员和学生工作负责人审核签字后于档案合并当天交至档案馆存档备查。

七、打印并盖章《档案转递通知单》

所有邮寄的档案（含沈阳市就业和人才服务中心）均需附《档案转递通知单》。学院按照就业系统操作流程下载并打印《档案转递通知单》后，于集中合并前到档案馆盖章。

八、档案合并及邮寄

1．毕业生档案（含本科及6月份毕业的研究生）采取集中一天合并、邮寄，所有毕业生的档案均需合并。其中，已经通过系统确认的档案于7月5日集中合并邮寄，其余档案于8月30日由档案馆按照学院提供的邮寄地址统一寄出。

2．7月5日集中合并、转递档案工作流程

（1）合并档案

集中合并转递档案当天，各学院将每名学生的本科档案与研究生期间档案合并到一个研究生档案袋中，并如实填写档案袋封面上的学生档案目录或 A4 纸质版目录（学院根据实际情况自行选择）。整理完毕后，档案馆将安排各学院进行档案质量的抽检互查，抽查合格后，各学院将所有档案袋贴好封条并加盖密封章。

（2）封装档案

需要邮寄的档案封装：将密封后的学生档案袋与“档案转递通知单”一并装入 EMS 封装袋中密封，地址贴粘贴于封装袋粘贴处（调档函上有粘贴标注等特殊要求的，按要求将信息粘贴于封装袋表面）。密封前请仔细核对档案袋姓名、转递通知单姓名及地址贴上的姓名是否一致。如有信息不符或更改地址的情况，请及时与档案馆老师联系。

含党员档案的封装：合并现场领取特制档案袋，将该生学籍档案与党员档案装入特制档案袋中并密封。

不需要邮寄的档案：转递至沈阳市就业和人才服务中心和暂时不邮寄的档案，无需装入 EMS 封装袋。

（3）分类移交

所有需要邮寄的档案：经档案馆、学院、邮局工作人员清点后，直接送至邮局专用车邮寄。

转递至沈阳市就业和人才服务中心的档案、暂时不邮寄的档案：每类档案 20 个为一捆，按现场要求进行分类验收。每类须附有汇总表。

3．7月5日未转出的档案

关于该类档案的邮寄，请各学院于8月29日前，提交系统确认后的该部分档案邮寄地址电子版及纸质版《档案转递通知单》，档案馆于8月30日按照学院提供的邮寄地址统一寄出。

九、工作时间梳理

十、邮寄档案后的查询方式

1．转递至沈阳市就业和人才服务中心的档案查询方式：

可登录“沈阳市人力资源和社会保障局”官方网站——信息查询——档案查询，录入身份信息查询档案在库情况。

沈阳市就业和人才服务中心(沈阳市人力资源和社会保障局）存档地址：沈阳市大东区大北街 48 号 联系电话：024-31401220

2．通过邮政 EMS 转递的档案查询方式：

学生档案寄出后，档案馆将每名学生的邮递单号回传到就业系统平台并转发给毕业生辅导员老师，学生可登录邮政 EMS官方网站自行跟踪档案流转情况。

重要提醒：邮政 EMS 官方网站查询期限为半年，逾期检索不到邮寄信息。

联系人：樊老师 24693158  田老师 24694068