为加强学校外事类档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》《沈阳建筑大学档案管理办法》等法律、法规，结合我校外事工作的实际情况，特制定本规范。

一、立卷原则

1、外事档案是学校单位与个人在外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体、不同形式的材料。

2、归档的外事类文件材料，必须准确反映学校外事管理职能和外事活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的外事类文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。

二、归档范围

（一）外事综合类（WS11）

1 、上级有关外事工作的文件材料

2、本校外事工作规章制度、计划、总结、简报

3、外事工作统计报表

4、外事工作会议材料

（二）派遣出国类（WS12）

1、上级对出国（境）人员的有关文件材料

2、国际学术会议论文

3、投寄国外的学术论文

4、出国（境）人员考察、访问材料

5、出国（境）讲学、研究人员材料

6、出国（境）进修、留学取得学位及研究或成果论文和各类证书（影印件）

7、在国外举行的国际比赛、竞赛

（三）聘请来校类（WS13）

1、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往的函件

2、外国党政官员、各界人士来我校参观访问的文件材料

3、 外籍教师、专家、学者及友好人士来访部、讲学的名单、简历及有关材料

4、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

5、在国内举行的国际比赛、竞赛

（四）交流合作类（WS14）

1、中外合作交际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

2、授予外籍人员名誉称号的材料

3、国际会议的有关材料

（五）国际交流(WS15)

1、各种学术活动的文件

2、与国内外单位协作材料

3、统计年报及重要资料

4、外国留学生录取审批材料

5、外国学生学籍登记表、学籍卡片

6、教学计划、大纲、安排

7、学习情况、成绩及评语

8、学位论文及学位证书复印件

9、外国留学生名册

10、外国留学生去向及有关材料

三、档案立卷

1、外事类文件材料的立卷，按年度——类别——问题组卷。卷内文件按时间顺序排序。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

2、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。

3、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

4、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的责任者及内容，便于检索利用。

5、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

6、移交：外事类档案于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。