为加强学校实物类档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《沈阳建筑大学档案管理办法》等法律、法规，结合我校工作的实际情况，制定本规范。

一、立卷原则

1、实物档案是学校各单位、部门及个人在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存、查考、研究价值的荣誉奖牌、书信画作等实物类档案材料。

2、归档的实物类材料，必须真实、完整。

二、归档范围

1、奖品类（实物1-件号），如本校在重大活动中获得的各类奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册等有保存价值的物品；

2、名人字画类（实物2-件号），如上级领导、知名人士、有关单位赠送给本校的题词、字画、工艺品等有保存价值的物品；

3、纪念品类（实物3-件号），如学校在国内外各项活动中获赠的重要纪念品；

4、校史类（实物4-件号），如老校区有意义的物品搬迁至新校区，以延续学校发展，见证发展历程的物品，建校以来的老校门、校牌、牌匾、校徽、各种证书及曾经使用过的物品等；

5、其它类（实物5-件号），如具有教育意义且能永久保存的其它实物。

三、档案立卷

1、著录实物档案按照一物品一件的存档原则，并将实物的责任者、事由、实物类型等信息录入到档案管理系统中（登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。）

2、移交：实物档案可随时归档，如物品本身不方便归入档案库房的，可将实物照片上传至档案管理系统中。