为加强学校声像类档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《高等学校声像载体档案工作规范》《辽宁省档案局关于声像档案归档范围及管理办法》《沈阳建筑大学档案管理办法》等法律、法规，结合我校工作的实际情况，制定本规范。

一、立卷原则

1、声像档案是学校各项活动中直接形成的具有保存价值的以声音、图像等方式记录的专门载体及配套的文字材料，包括照片、音频、视频。

2、归档的声像类档案材料，必须准确反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的声像类材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。

二、归档范围

学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校相关的声像载体材料，具有参考价值和凭证作用。主要包括综合管理类文件材料和声像载体材料。

三、档案立卷

（一）声像综合文件类材料的立卷

1、按年度——问题组卷。卷内文件按时间顺序排序。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

2、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。

3、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

4、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的责任者及内容，便于检索利用。

5、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

6、移交：声像综合文件类材料于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

（二）声像载体类档案材料的立卷

1、声像载体分为照片、音频、视频。声像档案以“件”为单位，同一活动或事件的一组照片为一件。按年度——拍摄时间——活动内容进行组件。

2、声像档案原则上要求原版原件，在保证齐全完整及清晰无损的前提下可接收复制件。

3、数码形式的声像档案在移交时须保证存储设备质量优良。图片文件以Jpeg为通用格式，音频文件以mp3为通用格式，视频文件以mp4为通用格式。照片像素不低于300万，扫描分辨率不低于400dpi。

4、每份声像档案须有文字说明。照片档案文字说明包括：内容、拍摄时间、地点、人物、制作者等；音像档案文字说明包括：内容、拍摄时间、长度、人物、内容简介、制作单位及人员。

5、移交：声像载体类档案可于活动结束后，随时移交至档案馆或登录档案管理信息系统上传至系统中并逐一录入文字说明。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。