为加强学校科研、产品类档案管理，根据《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》《科学技术研究档案管理暂行规定》《沈阳建筑大学档案管理办法》及相关法律法规，结合我校工作实际，制定本规范。

一、立卷原则

1、科学技术研究、产品类档案是学校在科学技术研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体、不同形式的材料。对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2、归档的科学技术研究类、产品类文件材料，必须反映学校科研管理、科研项目活动、产品生产的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的科研、产品类文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。

二、归档范围

（一）科研类

科研综合（KY11）

1、上级有关科研管理、产品开发方面的文件材料

2、科研工作规章制度

3、科研工作重要会议文件材料

4、科研产业工作计划、总结、报告

5、科研行政管理文件材料

6 、科研计划管理文件材料

7、科研经费管理文件材料

8、申报科学基金及有关批复

9、学会工作（学术活动）材料

10、专利技术等有保存价值的材料

科研项目（KY12）

1、准备阶段

（1）开题报告与课题调研论证材料

（2）任务书、合同、协议书

（3）课题研究计划、设计

（4）计划执行情况、计划调整或撤消报告

（5）课题投资和预决算材料

2、研究实验阶段

（1）实验、测试、观测、调查、考察的各种文件材料

（2） 数据处理材料

（3）设计的文字说明和图纸

（4）研究工作小结、年度报告

（5）配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等

（6）样品、标本等实物的目录

3、总结鉴定阶段

（1）研究报告、研制报告

（2）论文专著

（3）工艺技术报告

（4）技术报告

（5）专家评审意见

（6）鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）

（7）鉴定证书

（8）推广应用意见

（9）课题工作总结

4、申报奖励阶段

（1）科研成果登记表

（2）科研成果报告表

（3）科研成果奖励申报与审批材料

（4）科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

（5）专利申请书或证书原件或影印件

5、推广应用阶段

（1）转让合同、协议书

（2）生产定型鉴定材料

（3）成果被引用或投产后反馈

（4）推广应用方案及实施情况

（5）扩大试生产的设计文件、工艺文件

（6）成果宣传报道材料

（7）对外学术交通材料

（二）产品类

产品综合（CP11）

1、上级关于产品生产与科技开发管理的文件

2、我校关于产品生产与科技开发制定的各种管理规定、条例、办法、制度

3、产品生产与科技开发（含成立公司）的请示、报告、批复、批示

4、产品材料与科技开发与有关单位协作的文件材料

5、产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

产品生产项目（CP12）

计划准备阶段：

1 、任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

2、全套设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

3、技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

4、通用件、标准件、外构件、外构件明细表、图样目录

5、阶段性技术总结、产品设计工作总结

6、产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

试制与鉴定阶段：

1、试验大纲、试验记录及试验工作总结

2、鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

3、试验规程和记录、样机底片、照片等

4、得奖材料、专利材料

5、论文、专著

生产阶段：

1、生产任务书及上级有关批示文件、生产方案计划

2、全套工艺定型图纸、技术条件说明书

3、工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

4、材料定额和代用单，工时定额

5、生产定型报告及批复

6、重大质量事故分析，重要联席会议纪要

7、各种更改单及技术通知单

8、生产工作总结报告、技术工作总结报告

销售管理阶段：

1、产品用户清册

2、产品销售全同、协议书、重要洽谈会议记录

3、用户说明书、宣传品、广告样张

4、产品说明书、宣传品、广告样张

5、产品用户交验协议

三、立卷方法及要求

1、实行科研、产品文件材料形成部门立卷制度。凡归档的科研、产品文件材料，做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，禁用字迹不牢固的书写工具。

2、科研、产品综合类档案归档：科研、产品综合类档案材料的归档按照年度——问题——保管期限组卷。卷内文件材料以时间顺序排序，应保持材料的自然形成规律和有机联系。

3、科研、产品项目档案归档：根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。

４、几个单位协作的科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属，协作单位应将承担项目的档案目录提供主持单位。

５、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。

６、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

７、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的内容，便于检索利用。

８、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

９、移交：科研、产品类档案于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。