为加强学校基本建设类档案管理，根据《高等学校档案管理办法》《建设工程文件归档规范》《归档文件整理规则》《沈阳建筑大学档案管理办法》及相关法律法规，结合我校工作实际，制定本规范。

一、立卷原则

1、基本建设类档案是学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体、不同形式的材料。

2、归档的基本建设类文件材料，必须反映学校基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的基本建设类文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。

二、归档范围

基建综合（JJ11）

1、上级有关基建工作的文件

2、基建工作规章制度

3 、基建工作计划、总结、简报

4 、基建工作总体规划

5、基建工作年度（季度）总结、统计报表

6 、全校性总体规划、设计总平面图

7 、水、电、气管道分布图

8、地质勘探、地形测量材料

基建项目（JJ12）

（一）可行性研究

1、项目建议书及上级批复

2、可行性研究报告

3 、项目评估

4 、环境预测、调查报告

5 、设计任务书及计划任务书

（二） 设计基础

1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、在质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

2、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

3、水文、气象、地震等其它设计基础材料

（三）设计文件

1、初步设计

2 、技术设计

3、施工图设计

4 、技术秘密材料、专利文件

5 、设计计算书

6 、关键技术实验

7 、总体规划设计

8 、设计评价、鉴定审批

（四）工程管理文件

1 、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

2 、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

3 、施工执照

4 、环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

5 、产权证

6 、施工

（五）施工

1 、土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定

（4）建筑材料实验报告

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

（6）土建施工定位测量、地质勘察

（7）土、岩试验报告，基础处理、基础工程施工图

（8）隐蔽工种验收记录

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定

（11）交工验收记录证明

（12）竣工报告、竣工验收报告

2、设备及管线安排施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（2）设计京戏更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探险伤记录

（4）隐蔽工程检查验收记录

（5）强度、密闭性试验报告

（6）设备调试记录

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

（8）系统调试、实验记录

（9）管线清洗、通水、清毒记录

（10）管线标高位置，坡度测量记录

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定

（12）竣工报告、竣工验收报告

3 、电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

（3）调试、整定记录

（4）性能测试和校核

（5）施工安装记录、质量检查评定，事故处理报告

（6）操作、联动试验

（7）电气装置交接记录

（8）中间交工验收记录、工程质量评定

（9）竣工报告、竣工验收报告

（六）竣工验收

1、竣工验收报告

2、全部竣工图纸

3 、质量评审材料

4 、工程现场声像材料

5、竣工验收会议决议文件

（七）基建财务、器材管理

1 、财务计划、年度计划

2 、工程概算、预算、决算

3 、主要材料消耗、器材管理

4 、交付使用的固定资产

（八）生产技术准备、试生产

1、技术准备计划

2、试生产管理、技术责任制

3 、试车方案、产品技术参数、性能、图纸

4 、设备试车、验收、运转、维护记录

5、安全操作规程、事故分析报告

6 、技术培训材料

7 、工业卫生、劳动保护材料

三、档案立卷

1、工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。

2、学校基建档案按年度——项目——问题（专业）组卷。同一项目的相同问题（专业）按时间先后顺序排列。

3、工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷；监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷；施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷；竣工图应世单位工程分专业进行立卷；竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷；电子文件立卷时，每个工程项目应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并建立相应的标识关系。

4、不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面，图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。

5、案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20MM，图纸卷厚度不宜超过50MM。

6、案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。

7、文字材料应按事项、专业顺序排列；图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列；当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸排在后面。

8、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

9、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

10、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的责任者、内容，文件种类等，便于检索利用。

11、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

12、移交：基本建设类档案于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。