为加强学校出版类档案管理，根据《高等学校档案管理办法》《出版社书稿档案管理办法》《沈阳建筑大学档案管理办法》及相关法律法规，结合我校工作实际，制定本规范。

一、立卷原则

1、出版类档案是学校在编辑出版报纸、期刊等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体、不同形式的材料。

2、归档的出版类文件材料，必须准确反映学校出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的出版类文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

二、归档范围

（一）出版综合（CB11）

1、上级有关编辑出版工作的文件

2 、本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报、重要会议记录

3、本校编辑出版工作规章制度、统计报表

4 、本校编辑出版管理形成的文件材料

5 、获奖材料

6、出版请示及批复

（二）报刊（CB12）

1、《沈阳建筑大学报》

（三）期刊（CB13）

1、《沈阳建筑大学学报》

三、档案立卷

1、出版综合管理类文件的立卷：按年度——问题组卷。卷内文件按时间顺序排序。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划，归入内容针对的第一个年度；跨年度的计划、总结、报告，归入内容所针对年度；法规性文件归入公布或批准年度。

2、出版物的档案立卷：按年度——出版物名称立卷，一书一刊一期组成一卷或数卷，不可混年立卷。跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

3、卷内整理：卷内文件材料按时间顺序排序。拆除卷内文件中的金属物并进行页面编码，每卷单独编码，页号从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角。无论单面或双面，只要有书写符号即为一页。出版物的样书置于卷内首位。

4、填写备考表：备考表应如实填写卷内文件的具体情况，如文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，备考表中的立卷人为组成、整理案卷的责任人。

5、拟定案卷标题：案卷标题要简明、准确、全面，能准确概括卷内文件材料的内容，便于检索利用。出版综合管理类文件标题包括文件主要责任者、卷内内容等；出版物标题包括刊名及刊期。

6、录入档案管理系统：登录学校校园网——组织机构——直属单位——档案馆——档案管理信息系统，具体操作见附件操作流程。

7、移交：出版类档案于次年6月底前移交至档案馆。交接档案时，双方按档案移交目录当面检查清点，凡不符合要求的，档案馆拒绝接收，并限期改正。移交目录一式两份，双方各执一份。

四、交叉文件处理

1、上级文件：综合性的，由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。

2、本校发文和报文：以学校名义的发文及报文，由学校办公室立卷归档。以部门名义的发文，有长期保存价值的，由部门立卷归档。