为深入贯彻落实国家、辽宁省关于加强重特大事件档案工作的相关精神，落实《中共辽宁省委办公厅、辽宁省人民政府办公厅关于进一步加强重特大事件档案工作的通知》要求，加强对学校重大活动和突发事件档案的科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地为教学、科研及管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国突发事件应对法》《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）和《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，制定本实施细则（以下简称细则）。

第一章 总则

第一条 本细则所称重大活动，是指在校内外组织举办的，

对学校具有重大意义或重要影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，对社会、学校造成或可能造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第二条 本细则所称重大活动和突发事件档案，是指学校在重大活动和突发事件中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种纸质、电子文件、声像、实物等不同形式不同载体的历史记录。

第三条 重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、加强督导、分类实施、统筹协作、部门各负其责、集中管理、有效利用的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

第四条 学校党委和行政应依法加强对重大活动和突发事件档案管理工作的领导，协调解决管理工作中的重大问题，建立健全档案部门参与重大活动和突发事件的工作机制，确保档案工作与重特大事件应对处置工作同部署、同推进、同落实。

第五条 重大活动和突发事件档案的收集整理、数字化、档案开发利用、人员教育培训等方面的经费投入应当纳入学校经费预算。

第六条 涉及国家秘密的重大活动和突发事件档案的管理应当同时符合保密管理相关规定。

第二章 工作职责

第七条 档案馆负责学校重大活动和突发事件档案工作的统筹协调。建立健全工作制度、制定归档工作清单、跟踪归档各环节的指导及监督。负责学校重大活动和突发事件各类载体档案的接收、整理和保管。

第八条 学校各二级单位可结合实际情况，制定本单位重大活动和突发事件档案管理制度，确保学校和各单位重大活动和突发事件档案的完整、安全和有效利用。

第九条 重大活动和突发事件的主办单位（责任单位）在制订实施计划或制定应急预案时，应联合档案部门同时制订档案收集、整理方案，明确重大活动和突发事件档案管理的责任人员，落实相应的保障措施。

第十条 重大活动和突发事件由主办单位（责任单位）负责收集、整理、立卷和移交归档。主办单位（责任单位）为两个及以上的，由承担主要工作（主要责任）的单位负责立卷移交，其他参与单位（责任单位）应当及时整理本单位在重大活动和突发事件中形成的各类档案材料，并在重大活动和突发事件结束之日起2个月内向承担主要工作（主要责任）的单位移交。

第十一条 主办单位（责任单位）应当自重大活动和突发事件结束后6个月内根据重大活动和突发事件档案归档范围，收集整理好各类载体的档案向学校档案馆移交。

第十二条 档案馆应当加强与重大活动和突发事件主办单位（责任单位）的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促主办单位（责任单位）按时将重大活动和突发事件档案向档案馆移交。对不按规定向档案馆移交重大活动和突发事件档案的主办单位（责任单位），档案馆应责令其限期改正并移交。

第十三条 对于所有权属于个人的重大活动和突发事件档案，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠。捐赠者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

第十四条 档案馆应对接收进馆的重大活动和突发事件档案及时整理并开展编研、数字化、备份管理等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。

第三章 档案接收与管理

第十五条 重大活动和突发事件档案纳入学校综合档案归档范围和档案保管期限表统一管理，做到应收尽收、应归尽归。根据不同载体，按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列和编目等整理工作。重大活动和突发事件档案应当建立专题档案目录。

第十六条 重大活动和突发事件主要包括：

（一）党和国家领导人、省部级等重要领导在学校视察、调研、指导工作等；

（二）国内外知名人士在学校的公务活动；

（三）上级部门对学校各项工作的考核、巡视、评估、验收活动等；

（四）学校主要领导出席的重要国际、国内重要活动等；

（五）学校主办或承办的国际性、全国性学术交流会议和全国重要会议、重大庆典等；

（六）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性重要纪念活动（如校庆）等；

（七）各类由学校组织或代表学校参加的国际性、全国性竞赛活动等；

（八）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼、揭牌仪式等；

（九）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发事件的应对活动等；

（十）其他对学校具有重大影响的各类活动。

第十七条 重大活动和突发事件档案载体类别及存档要求：

（一）纸质文件材料主要包括各类文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料。存档的纸质文件材料应为原件，字迹清晰。

（二）电子文件主要包括在重大活动或突发事件过程中形成的电子版文件材料。其中归档的电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。存档的电子文件应具备真实性、完整性和有效性，必要时须同时移交相应的背景信息和元数据。

（三）声像档案主要包括在重大活动或突发事件过程中形成的录音、录像、照片及相应的文字说明；

（四）实物档案主要包括活动标志、证件、证书、奖牌、捐赠物品等。

第十八条 重大活动档案收集清单

（一）在重大活动中形成的文件、报告和批复，邀请重要来宾的信函、回函和贺信等；

（二）重大活动方案、日程安排、来宾签到簿等；

（三）在重大活动中重要来宾的发言稿、会议记录、题词、代表证等；

（四）重大活动（包括庆典活动、学术活动、文艺汇演、校友活动、校友访谈等）形成的照片、视（音）频文件；

（五）重大活动中产生的宣传画册、宣传片及相关新闻媒体报道等；

（六）来宾捐赠的物品等；

（七）在重大活动过程中形成的其它有保存价值的材料。

第十九条 突发事件档案收集清单

（一）上级单位及有关部门对我校突发事件应对工作的指示、批示、规定等文件材料；

（二）学校向上级单位及部门报告应对突发事件工作进展情况的请示、报告等文件材料；

（三）学校应对突发事件工作的部署、规定、办法、方案、意见、措施、讲话、机构设置等文件材料；

（四）学校应对突发事件工作中的动态信息、简报、大事记、新闻宣传报道等文件材料；

（五）学校在应对突发事件过程中形成的工作记录、电话记录、会议记录纪要、处理方案等文件材料；

（六）学校在应对突发事件工作中形成的检测方案、统计报表、动态数据、总结报告等文件材料；

（七）学校在应对突发事件过程中涌现的先进集体、先进个人事迹及表彰材料；

（八）在突发事件工作中受处分的集体或个人的决定、通报等文件材料；

（九）应对突发事件工作中形成的声像、实物档案；

（十）其他涉及突发事件有关的文件材料。

第四章 档案利用与开发

第二十条 档案馆应当通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，开展学校重大活动和突发事件专题档案数据库建设，为重大活动和突发事件档案利用创造条件。

第二十一条 档案馆应利用现代信息技术探索档案数据开发利用新模式，通过档案编研、陈列展览等形式，依法向广大师生开放，充分发挥档案存史资政育人作用，为重大活动和突发事件应对提供文献参考和决策支持。

第二十二条 各级组织和个人需要利用重大活动和突发事件档案的，应按照有关规定履行审批手续。责任部门利用本部门移交的档案，档案馆应当予以优先保证。凡涉及到需要对外公布的档案，应依法报请学校有关主管部门批准。未经批准，任何组织或个人均无权公布。

第五章 附则

第二十三条 本细则由档案馆负责解释。

第二十四条 本细则自公布之日起施行。