沈阳建筑大学档案立卷归档与要求

2015-12-04 15:10

一、根据上级档案部门的要求和决定，公文必须坚持实行文书处理部门立卷，定期向档案馆移交，以建立统一的归档制度。本校各处、室、馆、所、学院、部、工会、团委、各公司等均为立卷单位。

二、各立卷单位必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，由兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

三、为确保案卷质量，要坚持做到随时立卷。各立卷单位的专、兼职文书人员应将办理完毕、具有查考价值的公文材料，随时收集分类归到有关的卷内，以便平时查找利用和年终组卷。

四、归档的要求和手续。对归档范围内的文件材料，立卷部门、单位一定要收集齐全，要保证案卷质量。具体要求如下：

1．归档的文件材料齐全、完整。

（1）凡本校各部门办理完毕的具有保存价值的文件材料应立卷归档。

（2）要保持一个文件材料的原稿与正文、正文与附件、请示与批复、批示与转发等完整无缺。

（3）要保持一个事件或一次会议、一项调查所形成的文件材料齐全完整。

2．归档的文件材料应按照它的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，分门别类的组卷。

3．起草、审核、批办、签发文件材料必须用钢笔或炭素笔，不得使用铅笔、红蓝铅笔、圆珠笔等，不得在装订线以外写字，以便存档。

4．卷内文件要逐页编号（每页请打在右下角），并填写卷宗内目录和案卷标题，标题简明确切地反映文件内容。

5．根据“保管期限表”说明每个案卷的保管期限。

6．党群、行政类以件为保管单位的部门，将分类、整理完毕的档案录入档案管理软件（有电子版原文的文件必须一起录入或拷贝），经本部门领导审核后，提交到档案馆，经档案人员验收后，方可将纸质的档案移交到档案馆并办理手续。

7．其他类以卷为保管单位的部门和单位，将分类、组卷整理完毕的档案录入档案管理软件（有电子版原文的文件必须一起录入或拷贝），经本部门领导审核后，提交到档案馆，经档案人员验收后，方可将纸质的档案移交到档案馆并办理手续。

五、为避免各部门立卷时发生重复和遗漏问题，文件材料立卷的分工如下：

1．凡属学校发文的文件材料，由学校办公室统一立卷。

2．各职能部门、单位因工作直接发文或形成的文件材料代表学校承办属于本部门工作范围内的工作而形成的文件材料，均由各职能部门、单位立卷。

3．由学校内几个部门、单位联合承办的文件由主办部门、单位立卷。

4．临时办事机构的公文立卷，归学院、部、处管的，由主管单位负责立卷，办事机构撤销前，应将档案材料送交档案馆。

六、本校各部门、各单位在第二年六月底前向档案馆移交档案，移交时根据移交目录清点核对，并履行签字手续。