沈阳建筑大学档案管理办法
2015-12-04 15:08
第一章 总则
第一条 为了加强学校档案工作建设,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及教育部令第27号关于《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合学校实际情况特制订本办法。第二条 学校在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料,均属学校档案。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度,也是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作,所以必须把档案纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。校内各职能部门应把档案工作纳入本单位领导的议事日程,纳入管理制度,纳入有关人员的岗位责任制。
第四条 学校档案是学校从事各项工作活动的真实记录和历史凭证。实行集中统一管理,确保档案的齐全、完整、准确、系统、安全,以利开发利用。
第二章 组织机构与工作任务
第五条 根据教育部规定,我校有一位校领导主管档案工作,学校设立了档案馆,统管全校档案工作。档案馆副处级建制,隶属校长办公室领导,办公室副主任兼档案馆馆长。各职能部门有一名领导分管本部门档案工作,并根据具体情况配备一至二名专(兼)职档案员负责本部门的档案收集、整理、立卷、归档等管理工作。第六条 学校档案馆的基本任务:
1.贯彻党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和法规,规划全校档案工作。
2.负责制定学校关于档案工作的计划和规章制度,并监督、指导和检查执行情况。
3.加强档案管理和业务建设,逐步实现档案工作的标准化、规范化、现代化。
4.负责组建全校档案工作网络,开展业务培训,并指导、督促校内各部门各单位做好各类文件材料的收集、整理和立卷归档工作。
5.负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。
6.认真搞好档案的编研工作,编制检索工具,编辑档案参考资料,积极开展档案的利用,为学校的各项工作服务。
7.加强校际之间档案工作的协作和交流,广泛开展档案学术研究和交流活动。
8.贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案的机密和安全。
第七条 校内各职能部门、单位专(兼)档案人员,组成学校档案工作网络,业务上接受学校档案馆指导。专(兼)档案员的主要任务是:
1. 认真学习和宣传贯彻上级关于档案工作的政策、法规。
2. 热爱档案工作,努力学习档案业务。
3. 负责收集、登记、保管本部门各类文件材料。
4. 按归档范围和立卷要求将本部门形成的各类文件进行系统整理、组成保管单位、完成本部门立卷任务。
5. 按归档时间向校档案馆及时移交完整的档案材料。
6. 向校档案馆提供档案归档信息和建议。
第三章 文件材料的形成和归档
第八条 学校及校内各部门要建立和完善归档制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,确保教学、科研、党政管理以及各项工作任务完成后,均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第九条 凡属应归档的文件材料都是学校的公有财产,必须按规定向档案馆移交,任何部门和个人不得拒交或擅自损毁属于归档范围的材料,违者要追究领导和个人责任。
第十条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时,有关业务主管部门应对归档的文件材料加以审查、签署意见,没有齐全、完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。
第十一条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查,装订后向校档案馆移交。档案馆指派专人指导立卷工作。
第十二条 学校及校内各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
第四章 档案接收、管理和利用
第十三条 档案馆集中统一管理十二大类档案,即:党群、行政、 教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、声像、实物类。各单位承办完毕需要归档的文件材料,应由兼职档案员进行整理立卷,根据十二大类档案归档时间要求,及时向档案馆移交归档,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签定手续。第十四条 接收的档案应符合下列要求:
1.归档的文件材料必须按归档的要求整理、立卷;
2.归档的文件材料必须齐全完整,文件材料排列顺序:批复在前,请示在后,附件在后;印件在前,原稿在后;定稿在前, 讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
3.案卷用标准卷皮装订,卷内文件要逐项编号,填写卷内目录和备考表;
4.归档的文件材料做到纸质优良,装订整齐,禁用圆珠笔、红色墨水或复写纸等书写,以适应永久保存。
5.校档案馆对从校内各部门各单位接收进来的文件材料进行必要的加工整理,科学分类、编号和排列,逐步实行档案管理的标准化、规范化,不断提高档案管理水平。
第十五条 利用档案必须遵循以下规定:
1.档案馆所保存的档案,主要供本校各单位利用,一般都在室内查阅,需借出时,要办理外借登记手续,借期一般不得超过一周。
2.校外单位或个人查阅档案时,应持单位介绍信及个人证件,经主管负责人批准后,方可查阅。
3.凡摘录复制档案,应经有关领导批准,档案管理人员进行认真核对,出具证明,盖章后才能生效,并填写查阅利用档案登记表。
4.如需利用的档案涉及党政机密或科研机密,须经校有关领导批准或征得课题负责人同意。
5.利用档案者须对档案的安全、完整负责,违反档案利用规定要追究责任。
第五章 经费、库房和设备
第十五条 学校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,统筹解决。校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的归档文件的档案装具在经费中给予支持。第十六条 按上级档案部门的要求,合理安排档案库房的建设,库房门窗要坚固,做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防腐蚀、防失密。有计划地配备档案所需要的设备。
第六章 考核、奖励与处罚
第十七条 学校档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对档案工作人员,成绩突出的应给予表奖。第十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。
第七章 附则
第十九条 本办法自发布之日起实施。第二十条 本办法如与上级规定不符,以上级规定为准。