关于《2017届本科毕业生学籍档案转递工作》的通知
2017-06-20 15:15   审核人:

各学院:

    学生学籍档案是企事业单位招聘、选拔、办理养老保险、开具各种证明的有力依据,是体现个人成长经历的重要原始凭证。请各学院高度重视毕业生档案转递工作,确保转递工作顺利完成。

    一、工作要求

    1、毕业生档案转递相关工作由各学院学生工作负责人全权负责。

    2、各学院要对具体参与档案整理工作的人员进行业务培训,使整理工作有序进行。原则上,各学院不得安排学生承担或参与此项工作。

    3、严禁擅自在毕业生档案中私自添加和撤出任何材料,一旦发现,将追究相关人员责任。

    4、档案整理过程中遇到问题请及时与档案馆联系,确保档案转递工作准确无误。

    二、档案整理转递工作流程

    (一)填写“学生档案转递通知单”

    1、“学生档案转递通知单”应与派遣证或就业协议书上提供的单位名称一致。

    2、为节省合并装档时间,各学院可于7月7日前,将填写好的“学生档案转递通知单”送到档案馆盖章。

    (二)统计并填写《档案邮寄地址汇总表》

为方便学生查询自己档案邮寄情况,经与邮局沟通,今年继续为学生办理邮寄短信提示业务,费用为1元,学生自愿选择,费用个人承担,由学院代为收缴,7月7日合并档案当天,邮局有专人负责收缴。请各学院在统计邮寄地址时,将办理“短信提示业务”或不办理“短信提示业务”的名单分开。

    具体表格如下:

1、2017届本科毕业生档案邮寄地址汇总表(邮寄至沈阳市并办理短信提示)

2、 2017届本科毕业生档案邮寄地址汇总表(邮寄至沈阳市非短信提示)

3、2017届本科毕业生档案邮寄地址汇总表(邮寄至市外并办理短信提示)

4、2017届本科毕业生档案邮寄地址汇总表(邮寄至市外非短信提示)

5、2017届本科毕业生转递至沈阳市人社局档案汇总表

6、2017届本科毕业生考入本校研究生档案汇总表

7、2017届本科毕业生欠费档案汇总表

8、2017届本科毕业生办理缓寄档案汇总表

9、2017届异动学籍学生档案汇总表

    上述填写完毕的各类转递汇总表需经学生本人签字确认,并经辅导员、学生工作负责人审核签字。

    纸质版地址汇总表于档案合并当天经最终核实后与档案一同交至档案馆。“邮政EMS地址贴”由邮局负责打印,收于需要预留打印、校对时间,请各学院于6月28日前将需要邮寄的电子版地址汇总表发至档案馆邮箱:dag@sjzu.edu.cn(文件名为:学院名+“本科生档案邮寄地址表”)或微哨。6月28日至7月7日地址变动的可手写地址贴。

    (三)档案整理合并工作要求

    集中合并档案 时间:7月7日  早8:30

               地点:图书馆一楼阅览室

    具体工作流程:

    1、合并档案

    7月7日,要将每名学生留存在各学院的大学期间档案与留存在档案馆的高中期间档案合并到一个档案袋中,共计12类档案材料。请各学院进行档案整理的时候,逐一检查档案材料是否齐全,每份材料必须是盖章的原件,一人一袋。检查无误后,在档案袋封皮进行打“√”标注。

    12类档案材料包括:

    (1)入学档案材料:高考考生档案、高中档案(在档案馆)

    档案馆在7月7日集中合并档案之前,将按照各学院提供的学生名单,把存在档案馆内的高中档案进行重新分班整理,与学院留存的班级、学生姓名一一对应,便于档案合并当天的工作顺畅。

    (2)学生学籍登记表

    (3)学年总结鉴定表

    (4)奖励材料:奖学金(企业奖学金)登记表、评优材料等 。

    (5)违纪处分材料:受校级以上行文处分的文件材料。(由学生处统一装入)

    (6)组织发展材料:积极分子材料、入党(团)申请书、入党(团)志愿书、转正申请书、党员评议材料、思想汇报等相关材料。

    (7)大学成绩单

    (8)大学录取通知书(在档案馆)

    (9)毕业生登记表

    (10)就业报到证存根(即白色联)

    (11)学士学位申请审批表。

    (12)参军相关材料

    各学院档案整理完毕后,档案馆将对档案内容进行抽查,抽查合格后,可将档案袋贴好封条,加盖密封章。

    2、封装档案:

    需要邮寄的档案:将密封后的学生档案袋与“档案转递通知单”一并装入EMS封装袋中,贴好地址贴,请仔细核对档案袋姓名与地址贴是否一致!最后将地址贴紫色联抽出,备查。

    不需要邮寄的档案:包括转递至沈阳市人社局、考取本校研究生、欠费、缓寄、异动情况的档案,无需装入EMS封装袋,直接将档案密封即可。

    3、分类:

    档案封好后,按照下述9类进行分类:

    邮寄至沈阳市内(短信提示)、邮寄至沈阳市内(非短信提示)、邮寄至沈阳市外(短信提示)、邮寄至沈阳市外(非短信提示)、送至沈阳市人社局档案、考入本校研究生档案、欠费档案、缓寄档案、异动(休降退)档案。

    要求:每类档案须有汇总表,并要求各学院负责此项工作的辅导员、学生工作负责人签字确认。为便于核查,请将转递至沈阳市人社局、考入本校研究生档案、欠费学生档案、缓寄学生档案、异动学生档案的汇总表名单与实际档案顺序一致。

    4、移交:

    将整理完毕的毕业生档案按类,每20个打成一捆,送至办公楼213会议室进行分类验收。

    三、档案转递后查询方式:

    1、转递到沈阳市人社局的档案,可登录“沈阳市就业和人才服务网”或关注沈阳人才市场官方微信“syrcjob”,即可查询。沈阳市就业和人才服务局地址:沈阳市大东区大北街48号。

    2、通过邮政EMS邮寄编号查询。除派到人社局的档案外,所有需要邮寄的档案均需通过邮政公司“EMS大学生档案专递”方式寄出。档案寄出后,学生可登陆学校档案馆网页查询自己的邮件编号,并登陆邮政特快专递官网www.ems.com.cn查询档案邮寄信息。

    提醒:EMS网上查询期限为半年。

    3、提供档案邮寄地址的同时办理邮局短信提示业务查询。

    4、到接收单位查询。

    提醒:档案邮寄原则上需要3-15天左右到达接收单位,但由于毕业季,各地接收毕业生档案机构整理、查验档案繁忙,请毕业生先查询邮政快递签收情况,再耐心等待各接收单位查询入档结果,确认档案落实。如确认档案未签收,请及时与学校档案馆联系。

    四、请各学院将“致2017届本科毕业生关于档案转递一封信”(见学校档案馆网站),传达至每一名毕业生。

    档案馆联系电话:24690019    联系人:田佳妤

 

附:1、各类邮寄地址汇总表(见公文自动化)

    2、学生档案转递通知单(见公文自动化)

    3、致2017届本科毕业生关于档案转递的一封信(见网页)

 

 

 

                                                             档案馆

 

                                                       二〇一七年六月二十日
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